Как провести фестиваль городской культуры: опыт Gloss Capital Trends 2013

В этой статье я поделюсь опытом проведения в Киеве городского фестиваля Gloss Capital Trends 2013. Надеюсь, что наши наблюдения и советы помогут организаторам подобных событий в разных городах Украины.

Идея и концепция
Мы не могли не провести этот фестиваль. С 2007 года наш сити-гайд Gloss.ua рассказывал о людях и интересных бизнесах. С каждым годом росло желание вместе собрать друзей, партнеров, героев наших статей.

В прошлом 2012 году мы так и не успели сделать LSD Party (Last Summer Day Party). И в 2013 году были просто обязаны провести Fest. Добавим сюда восхищение американским Burning man, любовь к российской Афиша.Пикник, невероятные видео с бельгийского Tomorrowland и веру в то, что можешь подарить Киеву качественно новое событие.

Изначально мы выбрали концепцию, которая не дала бы возможности “промахнуться”: встреча близких друзей. К участию в Gloss Fest мы пригласили только друзей и друзей наших друзей. Выбрали людей, которые драйвовые по жизни, и им есть что сказать миру, нам оставалось только дать им площадку. Мы выступили против потребительского отношения к Фестивалю, мол, вот мы пришли - развлекайте нас. Участники Фестиваля одновременно были и соорганизаторами. Вход на фестиваль сделали свободным, поэтому психологически мы не были обязаны оправдать ожидания людей, которые потратили бы деньги на билет в случае платного входа.

Подготовку Феста начали с того, что пересмотрели на Gloss.ua всех, о ком писали статьи, кто размещал рекламу на сайте. Собрали данные в Google docs файл - у нас получилось 7 вкладок: Еда, Маркет, Мастер-класс, Арт-обьекты, Знаки и таблички, Анонсирование, Бюджет.

Каждый в редакции Gloss.ua и в отделе продаж просмотрел файл, дабы убедиться, что никого из партнеров не забыли.

Итак, кого мы планировали позвать на Фестиваль.
Еда: Aroma, Bobo Bar Bubble tea, CupCake, Fruit Life, Good Bagel, Like Resta Cafe, My Muffin, Pizza 33, Romas pop-up Bistro, Skyberry, Smakojane, The Burger, Банка, Варенье Конфитюр, Карамель Lol&Pop, Кофейный дом Лондон, Личный повар, Любовь-морковь, Тарелка на Позняках, Gusto.

Маркет: Bamboospeaker, гаджеты Click and grow, Deficit store, Demeter запахи, Экстериум, The Knot manufacture, Fancy Kid, Little Kids Gallery, Flora Contora, Mr. Pompon, платья на прокат RentABrand, Toshoshop, Travelmap, TurbanMeToo, Fotovramke, Kachorovska Atelier, Sammy Icon, галстуки-бабочки Churchill, платья Кинематика, Knigli, Одежда Хапай, Очки Woodfarm, Пластинки Diskultura, футболки РукиКрюки, Рюкзаки Yula, Фотокниги Finebook, Капкан стор, снуды от Lina Mitisova.

Мастер-классы и творчество: музыка от Bauhaus, роспись футболок Happy art, Мото-школа Real Moto, Skakalki Open Air.

Арт-объекты: полный список активностей из 37 пунктов можно найти здесь http://gloss.ua/story/capital_trends_fest/article/74568 Из самых ярких - джаз-диван, который ездит вокруг парка, черный мини-вен Volkswagen, внутри которого афроамериканец смотрит Амели и угощает коктейлями, лодка Крым, где можно сидеть, и которую прямо в парке разрисовывает художница (Оля Кокошко), буквы LOVE, квадрокоптеры, гамаки, пуфики, Дарт Вейдер.

Знаки и таблички: I never finish anythi; All you need is Love…; Все будет хорошо, мы узнавали; Просто сделай это; Keep calm. Travel on; Work hard. Have fun. No drama.; I KEEP MY HEELS, HEAD AND STANDARDS HIGH; May be yes, may be not, а мне пофиг - я енот; May be we have to go crazy; От работы дохнут кони - ну а я бессмертный пони; Все умрут, а Я грейпфрут; Сюда →; Туда →.

Итак, концепцию написали. Фестиваль Gloss Capital Trends 2013 - обо всем, что делает город лучше. Тренды и инновации. Вкусная здоровая еда + маркет необычных вещей + лекции и мастер классы + арт-объекты и легкий оттенок сюрреализма. Всех объединяют общие ценности: развитие, здоровый образ жизни, нестандартное мышление, любовь к путешествиям, предпринимательству, творчеству.

Место проведения
Отброшенные варианты:
Вейк-бординг база под Киевом - хорошая территория, пляж у воды, но попросили 20,000 грн за аренду. Кроме того, далеко ехать, как гостям, так и партнерам с кофеварками, продуктами и т.д.

Лесной причал - новое место в Киеве, наш запасной вариант.

Арт-пространство “Мын” - о проектах Марка Петренко и его команды “Ангар” мы уже не раз писали на Gloss.ua, и Малая опера была еще одним нашим запасным вариантом, который ребята любезно предложили на случай, если будет ливень.

City Beach Club - новое место, бассейн на крыше Ocean Plaza. Мы учились в одном университете с людьми, которые открыли это заведение, но не смогли сойтись в цене + не смогли бы приводить партнеров, торгующих едой. Сити Бич Клабу очень бы пригодилось внимание, привлеченное на старте их проекта, но в этот раз договориться мы не смогли.

Ботанический сад на Печерске - в начале лета там проходил фестиваль “Три дня в саду”, рассматривали, как запасной вариант.

Співоче поле - море событий в течение лета, не захотели потеряться среди них.

ВДНХ - пикник Славы Фроловой. В эти даты там проходил фестиваль Уличной еды.

Митецький арсенал - был занят на эти даты.

Наш финальный вариант - Ильинский парк, рядом с рестораном Vero Vero, ул. Ильинская, 9. Это место в центре. Раньше здесь ничего не проводили, поэтому место не “заезженное”. Парк небольшой, уютный и ухоженный, принадлежит городу, так что не нужно оплачивать аренду. Он был идеален.

Юридические аспекты
Мы ожидали, что будет все сложно и приготовились пройти 9 кругов ада в общении с чиновниками. Но оказалось все с точностью до наоборот.

Я запостил пост в Facebook с просьбой поделиться опытом людей, которые делали подобные события. Советы можно было собрать в 2 категории: вам нужно разрешение властей и вам ничего не нужно, просто сообщите о Фестивале в КМДА.

Мы пошли по более простому пути и за месяц до Фестиваля бросили в ящик для уведомлений в КМДА наше письмо. Через несколько дней оттуда перезвонили и сказали, что присвоили нашему документу регистрационный №26-926.

Мы все ждали подвоха, но через несколько дней нам снова перезвонили, теперь уже из другого департамента и спросили, не нужна ли какая-то помощь и не запрашиваем ли мы у КМДА финансирование. Подпрыгнув от удивления, мы сказали, что справимся сами, лишь бы только не мешали.

За 3 дня до Фестиваля нам перезвонили из Подилзеленбуд. Сказали, что до них дошла информация, что мы планируем Фестиваль. И что нужно подписать с ними Договор на уборку территории. Этого нюанса мы не знали. Но в Подилзеленбуд подъехали, Договор подписали и 500 грн заплатили.

За 1 день до Фестиваля нам перезвонила девушка из Подольской райадминистрации. Она уточнила, уведомили ли мы КМДА, не запретил ли нам суд проведение события, подписали ли мы Договор с Подилзеленбудом и спросили ли у Киево-Могилянской Академии, будет ли она праздновать поступление студентов на 1-й курс в эту же дату в этом же парке. У нас все было хорошо, кроме нюанса с НаУКМА. Перезвонили в Культурно-Мистецький центр НаУКМА, директор Вержбицький Микола Миколайович был вежлив и сказал, что мешать Академии мы совершенно не будем. Культурные мероприятия он поддерживает, и надеется, что студенты НаУКМА, в свою очередь, не будут мешать нам.

31 августа, в день фестиваля около 12:00 дня мне на мобильный перезвонил человек из Подільського відділу міліції, спросил, мы ли это там проводим Фестиваль. “Ну все, началось, - подумал я”. - “Запишите мой номер, меня зовут Роман Михайлович, я Инспектор по вопросам гражданской безопасности. Если будут проблемы, набирайте, обращайтесь”, - вежливо сказал Роман Михайлович. Я в который раз удивился, что все о нас так заботятся.

Вот и все юридические аспекты по организации Фестиваля. Мы ожидали, что будет сложнее.

Update: 22 сентября, почти через месяц после окончания Gloss Fest в офис редакции пришло письмо из КМДА, в котором сообщалось, что наше уведомление о проведении фестиваля находится в ведении другого Департамента КМДА, и нам следует обращаться туда. Ну тут уже no comments.

Команда
Александра Колотуха - координатор направлений, “Маркет”, “Мастер-классы”, а также ответственная за онлайн освещение.

Анастасия Котельник - арт-директор.

Наталья Маслюк - координатор направления Food and Drinks.

День события
Утром 31 августа моросил дождь. Наши надежды на солнце не оправдались. К обеду дождь только усилился. Официальный старт Фестиваля был намечен на 12:00 дня. Мы были на месте уже к 07:00 утра и начали расставлять столы, зонтики. Постепенно потдягивались участники Феста с едой и активностями.

Практически сразу начались проблемы с электричеством, соседний с нами ресторан Vero Vero, который накануне любезно согласился поделиться с нами энергией, не выдержал всех желающих подключить кофеварки, вафельницы, холодильники и стол для игры в Mindball. Пожалуй, это был главный фейл фестиваля. Урок такой: конечно же, мы все проговорили с электриком ресторана за день до события, но мало проговорить, нужно было все физически проверить - какими проводами, в какие розетки, с какими удлинителями.

Часть партнеров все же успешно получила электричество и начала угощать людей чаем, кофе, бутербродами и горячими вафлями. Дождь постепенно успокаивался, и в парк подтягивались люди. К 14:00 мы притащили в парк лодку и краски, фортепиано, Poparada доставила пуфики, со склада вытащили красивенного единорога. Дарт Вейдер хоть и замерз, но мужественно продолжал выполнять свою миссию на аллеях парка, переманивая людей на сторону зла.

Мы успели воплотить в жизнь около 20% задуманного, но то, что получилось - было отлично. Уютный парк, друзья, еда и немного сюрреализма. Что еще нужно для счастья 31 августа?

Смешные ситуации

Количество курьезов, сюрреализма и смешных ситуаций до и вовремя Gloss Fest зашкаливало. Поделюсь несколькими.

Постосвещение
В шутку, между собой, мы говорили, что Фестиваль на Интернет-страницах в теории получился гораздо круче и масштабнее, чем на практике. Люди, которые не были на Фесте, писали в комментариях и говорили в личном общении: “Молодцы! Это так круто, что вы это делаете!” В какой-то момент мы даже подумали, а зачем проводить Фестиваль в реальности? Можно ведь сделать Фестиваль в несуществующем городе, на несуществующей улице, с несуществующими партнерами :) Жан Бодрияр был бы рад.

Но чур-чур эти мысли, ни к чему по-настощему настоящему они не ведут.

Бюджет
В бюджете сити-гайда Gloss.ua на 2013 год Фестиваль предусмотрен не был. Поэтому тратить деньги или время штатных сотрудников сайта мы не могли. С другой стороны, мы не рассматривали Фест, как способ заработать денег. Поэтому нас вполне устраивала история с Фестом, который проходит по деньгам в ноль, но работает на имидж Gloss.ua.

Забегая наперед скажу, что на Фест мы потратили 22,000 грн.

Существует 3 способа покрывать затраты на событие. Во-первых, деньги от продажи билетов - не наш случай, так как мы хотели привлечь как можно больше людей + юридически не могли перекрыть парк и начать продавать входные билеты. Во-вторых - спонсорские пакеты. Продать пакеты нам не удалось (новое место, новое событие, - ни мы, ни рекламодатели не знали, чего ожидать от Феста). И третий, наш вариант, - это организационный сбор от партнеров. Мы определили небольшую сумму сбора в 500 грн ото всех партнеров, которые будут что-либо продавать на Фесте. Итого 22 партнера внесли 11,000 грн. Еще 11,000 грн - личные деньги.

Итоги
Месяц подготовки Феста был, пожалуй, одним из самых ярких в нашей жизни. Обычно август - это время, когда в Киеве жара, все в отпуске, а кто остался - ходит, как сонные мухи. Точно не наш случай. Команда Gloss.ua получила бесценный опыт организации масштабного события, благодарности от друзей и партнеров. Мы точно знаем, что и как сделать в следующий раз лучше. В планах - проводить Gloss Capital Trends Fest ежегодно. Всех любим, до встречи!