8 неписаных правил деловой переписки в мессенджерах

Онлайн-переписка заменила для многих из нас звонки, деловые (а иногда и дружеские) встречи и даже электронные письма. Но никакого кодекса леди и джентльменов, свода правил и настольной книги по общению в мессенджерах не существует в природе, поэтому каждый общается так, как считает нужным. А от этого возникают недопонимания и обиды.

Мы попробовали объединить все то, что накопилось по теме: объясняем, как переписываться по работе так, чтобы никого не раздражать и не обижать.

Пишите без длинных вступлений

Если вы пишете кому-то незнакомому или малознакомому по делу, выбросите из головы идею о длинных подводках. Поздоровайтесь, представьтесь, в двух словах изложите суть обращения, не забудьте задать сам вопрос, пообещайте рассказать детали позже, заранее поблагодарите за ответ и ждите. Не стоит начинать с вопросов о том, как дела и что нового, иначе рискуете нарваться на саркастичный ответ «Да вот сок купил», если это ваш знакомый, или на полный игнор в случае с незнакомцем.

Вместите все в одно сообщение

Больше всего, когда человек и так занят, раздражает постоянные оповещения о новых сообщениях по слову каждое. Бзз: «Здравствуйте», бзз: «!»,бзз: «Вы заняты?», бзз: «Я хотела спросить». Примерно на этом моменте раздражение достигает своего предела. Не нажимайте «Отправить» раньше времени: напишите все в одном сообщении, а если текста много, используйте абзацы для разделения на смысловые блоки. Переписываться отрывисто по слову можно позволить себе только с терпеливыми друзьями.

Не забывайте о знаках препинания

Не забывайте о запятых, точках, двоеточиях и тире, иначе текст не просто превращается в бессвязную кашу, а и может полностью поменять свой смысл. Лениться и не ставить знаки, опять же, можно с друзьями, но уж никак не в деловой переписке. А вот заглавные буквы после точки в полуформальном общении можно и не ставить, если они не проставляются автоматически. Но имена (а лучше и все названия) нужно всегда писать с большой буквы.

Пишите грамотно

Ничто не может испортить впечатление больше, чем невежливость и «вообщем». Если не уверены в своей врожденной грамотности, проверяйте текст сообщения в онлайн-редакторах или в обычном Word перед тем, как его отправлять. Отдельное внимание уделяйте словам, в которых часто делают ошибки: не ленитесь ставить дефисы в «что-нибудь» и «как-то», не путайте «иметь в виду» и «ввиду обстоятельств», а «в течение 20 минут» с «в течении реки». Особенно сейчас стоит настрожиться тем, кто не понял подвоха с «вообщем» в первом предложении.

Не забывайте о волшебных словах

Когда-то Григорий Остер во «Вредных советах» написал: «Если ты пришел к знакомым, не здоровайся ни с кем, слов: «пожалуйста», «спасибо» никому не говори. Отвернись и на вопросы ни на чьи не отвечай». Иногда кажется, что эту детскую шутливую книжку многие в свое время поняли слишком буквально и продолжают ей следовать до сих пор.

Переписки это касается особенно: всегда здоровайтесь, добавляйте «пожалуйста» к любой просьбе (не «плз» или «пож», если только это не ваш близкий друг), чаще благодарите (не «спс», а «спасибо») и извиняйтесь, если что-то не так. Если человек, например, написал, что он сейчас болеет и ответит позже, пожелайте ему выздоровления, а не оставляйте это без ответа, если он в отпуске – пожелайте хорошего отдыха, если отказался – «спасибо в любом случае» тоже не будет лишним. Из-за стремительного темпа жизни мы действительно стали забывать, что значит быть воспитанными в общении.

Не фамильярничайте

Если вы пишете незнакомому или малознакомому человеку впервые, всегда обращайтесь на «вы». После начала общения, если вы примерно одного возраста и положения, можно предложить перейти на «ты» или дождаться такого предложения от другой стороны, но начинать с фамильярного «Привет! Я тебя знаю от Даши Ивановой, ты с ней работала» точно не стоит. Детскую простоту оценят далеко не все. То же самое касается личных вопросов, замечаний и шуток. Шутить можно, но осторожно и без перехода на личности.

Не игнорируйте

Если вы не можете сразу или в течение ближайших пяти минут ответить на сообщение, которое вам только что пришло, лучше не открывайте его. Кстати, правило касается не только деловой переписки, а справделиво для любого общения. Можно заглянуть в превью в оповещениях телефона и посмотреть, нет ли внутри чего-то совсем срочного, но не отмечать как прочитанное, пока не освободитесь. В противном случае автор будет думать, что вы его намеренно игнорируете и нервничать, как выпускник на ВНО, а вы можете просто забыть ответить в потоке нескончаемых переписок с другими. Если случайно открыли сообщение, но не можете пока ответить, лучше написать об этом отправителю, чем промолчать.

Не переступайте границ

Если вы думаете, что мессенджеры позволяют напоминать о себе по рабочим вопросам круглосуточно 24/7, вы ошибаетесь. Технически все действительно так, но на практике слишком назойливые коллеги первыми рискуют заслужить самую медленную обратную связь. Запомните: если вы связываетесь с человеком на тему, в которой, прежде всего, заинтересованы вы сами, не нужно писать в неудобное время и напоминать о себе сто раз в день, подкрепляя сообщения звонками с вопросом «А вы получили мое сообщение? Я там вам еще на электронку скинул детали». Придерживайтесь правила рабочей переписки в рабочее время и в будние дни.

Если речь о чем-то, что требует большого объема текста или прикрепления документов, лучше договориться о переписке в электронной почте или спросить, как человеку будет удобнее самому. У некоторых есть принцип – всю деловую переписку вести только по электронной почте – и он вполне оправдан. Не злоупотребляйте терпеливостью остальных, оставляйте им время на личную жизнь. И себе тоже.

Читай также