Речь пойдет о деловых переписках, рабочих чатах, диалогах с клиентами и партнерами по бизнесу. 2021 год удаленных рабочих процессов повлиял на представление о коммуникациях в Интернете.
Gloss.ua расскажет как правильно общаться по делу, чтобы сделать ваши переписки комфортными и понятными для всех участников.
Почта или мессенджер?
Выбор канала коммуникации является первично важным моментом для всех участников переписки. Традиционно, электронная почта считалась основным инструментом деловых переговоров. Однако в 2021 году мессенджеры и социальные сети стали полноценно использовать для общения по рабочим вопросам. Это обусловлено большей популярностью мессенджеров, как каналов для связи, а также лучшим функционалом и оперативностью ответов. Для удобства, заранее оговаривайте с собеседником канал коммуникации и перемещайтесь туда.
Писать или звонить?
В современном мире, рабочие звонки по телефону можно смело считать моветоном. Звонок может отвлечь собеседника от рабочих или личных дел, из-за чего вы рискуете не получить полноценный ответ на интересующий вас вопрос. Бывают случаи, когда телефонный звонок необходим и более продуктивен, чем текстовое сообщение. Тогда следует предупредить о нем собеседника и договориться об удобном, для всех, времени.
Правило рабочего дня
Одно из главных правил для ведения грамотных деловых переписок. Если у вас возникли срочные вопросы или идеи, отложите отправку сообщения до рабочего времени. Не стоит писать собеседнику слишком рано, слишком поздно или в выходные дни. Наиболее приемлемым считается время с 10 утра до 7 часов вечера. Соблюдайте временные рамки рабочего дня, чтобы проявить уважение к личному времени адресата сообщения.
Оперативность ответа
Не игнорируйте рабочие диалоги и чаты! Если обращаются именно к вам, старайтесь ответить в течении 15-30 минут. Долгий ответ в рабочее время может поставить собеседника в неудобное положение чувством неопределенности и тревоги. Если дать развернутый ответ у вас нет времени, сообщите, что вы увидели сообщение и вернетесь к диалогу спустя определенное время. Оперативность ответа в деловых переписках является важным показателем вашей заинтересованности и уважения к собеседнику.
Формулировка больших сообщений
Большинство людей раздражают маленькие сообщения лишенные сути и смысла, они приходят отдельными уведомлениями, попусту доставляя лишние беспокойство. Если в текстовом сообщении нужно выразить большую задачу, структурируйте его правильно. Используйте пункты, делите разные задания на абзацы и нумеруйте их, для пояснения сути задачи в каждом отдельном абзаце можно использовать скобки. Не делите ТЗ на мелкие сообщения, иначе какие-то моменты могут затеряться в большом количестве текста. Перед отправкой больших сообщений перечитывайте их, чтобы убедиться в логичности и ясности изложенных мыслей.
Голосовые сообщения и видеозвонки
Раньше голосовые сообщения считались дурным тоном и обмениваться ими было уместно только в личных диалогах. Сейчас же, с помощью аудио-сообщений можно даже взять интервью или получить комментарий эксперта. Опять же, голосовые сообщения, как и видеозвонки, принято заранее оговаривать с собеседником, ведь он не всегда может их прослушать в общественном месте. Тем не менее, если вам требуется получить от коллеги или партнера развернутый ответ, предложите ему записать его как в текстовом, так и в голосовом формате. Это даст возможность собеседнику выразить свое мнение более полноценно и в удобной, для него, форме. Если тема диалога достаточно широкая - предложите совершить видеозвонок, для которого следует заранее подготовить все вопросы и предметы обсуждения.
Отправка ссылок, вложений, контактов и номеров карт
Любые ссылки и вложения не следует отправлять без пояснений. Обязательно формулируйте полноценное сообщение с объяснением того, что вы отправляете и в каком формате. Проверяйте название файлов, чтобы они не содержали ненужную информацию и четко описывали, что в них находится. Если вложение слишком большое - сожмите его через архиватор или используйте облачное хранилище. Важно, чтобы ссылки были кликабельными и легко копируемыми, как и контакты, и номера карт. Для этого всегда пишите их с новой строки, отдельным абзацем или отдельным сообщением (если это мессенджер). Заботьтесь об удобстве использования отправленных вами вложений, это влияет на качество и комфорт деловой переписки.
Вежливость и грамотность
Вне времени и технологического прогресса, важными составляющими рабочих переписок будут вежливость и грамотность. Всегда здоровайтесь с собеседником в начале сообщения, используя его имя в корректной форме. Соблюдайте единый нейтральный тон, ясно и лаконично излагая суть своих мыслей. Грамотно стройте диалог начиная с самого важного и структурируйте текст сообщения следуя правилам грамматики, пунктуации и оформления абзацев. Руководствуйтесь правилом «Одно дело - одно сообщение», не засоряя переговоры лишними эмоциями, размышлениями или сложными определениями.
Стиль общения собеседника
Отзеркаливайте стиль общения собеседника, чтобы стать ближе. Если ваш «оппонент» использует эмодзи в своих сообщениях, можете поддержать его в этом. Как минимум, это поможет снизить формальность беседы и лучше понимать настроение собеседника. Главное - не перегнуть палку и использовать понятные смайлики в очень ограниченном количестве. Также, если ваш собеседник предлагает перейти на «Ты» - не отказывайте ему в этом, возможно, такому человеку гораздо удобней общаться без лишнего официоза. При этом, стоит соблюдать свои личные границы и продолжать придерживаться делового этикета.
Итоги беседы
После обсуждения рабочих вопросов, хорошим тоном считается подведения итогов. Это может быть уточняющее повторение задачи со сроком исполнения, оценка результатов сотрудничества, намечение будущих планов, благодарность за проделанную работу или простое прощание с пожеланием хорошего дня/вечера. Такой финал переписки считается более завершенным и оставляет приятный эмоциональный след для всех участников диалога.
Теги: переписка , общение , мессенджер , цифровой этикет
